Fehlstellen in der Systemlandschaft

Mind the gap

Systemlandschaft?

In fast jedem Unternehmen wird Software eingesetzt. Beispiele dafür gibt es viele:

  • ein CMS,
  • ein Onlineshop,
  • eine Cloud-Lösung,
  • ein ERP-System,
  • eine Warenwirtschaft,
  • eine Buchhaltungssoftware,
  • ein Business-Intelligence-System,
  • ein Dokumentenmanagement-System oder
  • eine Projektmanagementsoftware.

All diese eingesetzten Systeme, die Schnittstellen zwischen Ihnen und die darin verwalteten Daten, bilden die Systemlandschaft eines Unternehmens. Die Welt entwickelt sich stetig weiter. Dadurch ändern sich die Anforderungen an ein Unternehmen, dessen Prozesse und die Systemlandschaft immer wieder. Eine Systemlandschaft ist also, genau wie die Prozesse, nie fertig.

Fehlstellen?

Eine gute Systemlandschaft passt sich den Prozessen an: wird ein neuer Prozess eingeführt oder ein bestehender geändert, ändern sich die Anforderungen an die aktuelle Systemlandschaft. Die neuen Anforderungen können durch neue Systeme oder durch eine andere Verknüpfungen der vorhandenen Systeme erfüllt werden.

Als Beispiel soll hier ein kleiner Hersteller des programmierbaren Spielzeugroboters myProgrammableRobot dienen: durch ein gutes Marketing steigen die Verkaufszahlen deutlich an. Bisher gab es nur eine Internetseite, auf der die einzige Version des Spielzeugroboters vorgestellt wurde. Bestellungen waren nur per E-Mail möglich. Die beiden Gründer haben gemeinsam im E-Mail-Postfach die Bestellungen entgegengenommen und abgearbeitet. Dieses System skaliert nur mittelmäßig. Die Übersicht welche Bestellung in welchem Status sind ist zwar abbildbar, aber es gibt zum Beispiel keinen Überblick wieviel Umsatz letzten Monat gemacht wurde.

In der Systemlandschaft der myProgrammableRobots entsteht die Anforderung „Wir wollen einen Überblick über unsere Bestellungen und Umsätze“. Daneben wünschen sich die beiden Gründer noch Dinge wie eine automatische Status-E-Mail bei jeder Statusänderung einer Bestellung. Die Systemlandschaft hat jetzt eine Fehlstelle bekommen. Es ist momentan kein System im Einsatz, dass diese Anforderungen erfüllen kann.

Fehlstellen können meist durch existierende Softwarelösungen gefüllt werden. Im Falle von myProgrammableRobot gibt es zum Beispiel die Onlineshopsysteme OXID eShop oder den shopware-Shop. Solche erfüllbaren Fehlstellen kann man mit einem einfachen Prozess besetzen:

  • Anforderungen analysieren (funktional, technisch,…),
  • vorhandene Lösungen recherchieren und
  • eine vorhandene Softwarelösung auswählen / einführen.

Gibt es jedoch keine vorhandene Software, gibt es mehrere Möglichkeiten. Man kann andere Systeme die Lücke überdecken lassen. So kann eine Warenwirtschaft oder eine ERP-Lösung die Übersicht über die Bestellungen auch herstellen. Will man die fehlende Funktionalität aber perfekt füllen, kann man eine Spezialsoftware entwickeln. Dabei kann man agil vorgehen und immer nur eine Anforderung, nämlich die wichtigste und wertvollste, in den Fokus nehmen. Oder man kann den klassischen Weg gehen und eine (zumindest teilweise) komplette Anforderungsanalyse vor einer Konzeption und der abschließenden Implementierung durchführen. Beide Ansätze sind in unterschiedlichen Situationen angebracht, das würde aber den Rahmen dieses Artikels sprengen 🙂

Man kann sich aber bewusst entscheiden eine Fehlstelle offen zu lassen. Dafür kann es gute Gründe geben: viele Lücken sind einfach nicht wichtig genug oder die Entwicklung ist zu teuer. Wichtig ist an dieser Stelle, dass man sich transparent dafür entscheidet und alle im Unternehmen wissen „es gibt momentan Gründe für diesen Missstand“. Dann fühlen sich alle mitgenommen und können das Unternehmen trotzdem akzeptieren ohne frustriert zu werden.

Welche Fehlstellen haben Sie? Wo drückt der Schuh so richtig? Wie gehen Sie damit um? Lassen Sie uns doch einfach mal unverbindlich darüber reden!

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Lassen Sie uns darüber reden! Kontaktieren Sie mich gern und wir bereden in einem kostenlosen Erstgespräch, wie und wo wir den größten Hebel in Ihrem Unternehmen ansetzen können!

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